Wir digitalisieren Ihre Bestandsakten
Für eine optimale Dokumentenverwaltung
Volle Aktenschränke, stundenlanges Suchen nach alten Unterlagen, mangelnde Transparenz über vorhandene Dokumente – das muss nicht so bleiben. Wir digitalisieren Ihre Bestandsakten und überführen Ihre Papierarchive in digitale Akten.
Alte Ordner, Verträge und Dokumente werden systematisch digitalisiert und in eine moderne digitale Aktenverwaltung überführt. So entstehen elektronische Akten, die zentral im Dokumentenmanagement-System (DMS) verwaltet, durchsucht und archiviert werden können – und das spart Platz, Zeit und Ressourcen.
Ihre Vorteile
- Platzeinsparung: Keine überfüllten Aktenschränke und Archive mehr
- Sofortiger Zugriff: Digitale Akten sind per Mausklick abrufbar – ohne langes Suchen
- Rechtssicherheit: Revisionssichere Archivierung gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
- Effizienz: Optimierung digitaler Geschäftsprozesse durch strukturierte Dokumentenarchivierung
- Datenschutz: DSGVO-konforme Verarbeitung und optional datenschutzkonforme Vernichtung
- Integration: Nahtlose Einbindung in vorhandene Dokumentenmanagement-Software möglich
Und so funktioniert’s
Schritt 1: Abholung Ihrer Bestandsakten
Wir holen Ihre Papierakten und Ordner direkt bei Ihnen ab – sicher verpackt und vollständig dokumentiert. Kein Aufwand für Ihr Unternehmen.
Schritt 2: Hochauflösendes Digitalisieren
Die Papierdokumente werden von uns professionell gescannt und digitalisiert. Dabei entstehen qualitativ hochwertige PDF-Dateien, die für die langfristige digitale Archivierung geeignet sind.
Schritt 3: OCR-Dokumentenerkennung und Kategorisierung
Unsere moderne KI-Software mit OCR-Dokumentenerkennung macht Ihre Dokumente durchsuchbar. Auf Wunsch werden die Dateien automatisch kategorisiert und in Ihre bestehende Ordnerstruktur bzw. an die zuständigen Abteilungen übermittelt. So entsteht eine durchdachte digitale Aktenverwaltung.
Schritt 4: Bereitstellung im ECM-System
Über einen gesicherten Zugang können alle digitalisierten Dokumente in unserem ECM-System auf unserer Website abgerufen werden.
Gut zu wissen
- Nach dem Digitalisieren werden Ihre Papierakten je nach Bedarf an Sie zurückgesendet.
- Auf Wunsch übernehmen wir die datenschutzkonforme Vernichtung der Originaldokumente.
- Alle Schritte erfolgen unter Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen und Sicherheitsvorschriften.
Teilen Sie uns über das folgende Formular mit, wie wir Sie am Besten bei der Digitalisierung Ihrer Bestandsakten unterstützen können. Wir erstellen Ihnen gerne ein Angebot.