Digitalisierung Eingangspost
Ihre digitale Poststelle für effiziente Geschäftsprozesse
Aus Papierstapeln werden schlanke, sofort abrufbare digitale Dokumente: Mit unserer Lösung zur Digitalisierung der Eingangspost bieten wir Ihnen als digitale Poststelle eine moderne, effiziente und standortunabhängige Bearbeitung Ihrer Geschäftspost. Eingehende Briefe und Dokumente werden direkt in unserer digitalen Poststelle verarbeitet, zugeordnet und elektronisch bereitgestellt. So wird der gesamte Posteingang zentral digitalisiert und in ein strukturiertes Posteingangsmanagement überführt – schnell, sicher und einfach.
Ihre Vorteile
- Zeitersparnis: Kein manuelles Sortieren und Ablegen von Papierdokumenten
- Schneller Zugriff: Alle Dokumente sind digital abrufbar - standortunabhängig
- Transparenz: Klare Informationsstrukturen durch Dokumentenmanagement, zentrale digitale Archivierung und Verwaltung
- Effizienz: Optimierung interner Kommunikation und digitaler Geschäftsprozesse
- Sicherheit: Revisionssichere Archivierung und langfristige digitale Dokumentenverwaltung nach gesetzlichen Vorgaben
Und so funktioniert’s
Schritt 1: Posteingang
Ihre Tagespost kommt direkt zu uns oder wird von uns abgeholt.
Schritt 2: Automatisiertes Scannen
Briefe werden maschinell geöffnet und hochauflösend gescannt. Dabei werden sämtliche Papierdokumente digitalisiert – schnell und sorgfältig.
Schritt 3: OCR-Dokumentenerkennung und Kategorisierung
Unsere moderne KI-Software mit OCR-Dokumentenerkennung liest den Inhalt jedes Dokuments aus, erstellt eine durchsuchbare PDF-Datei und kategorisiert das Dokument auf Wunsch automatisch.
Schritt 4: Abruf über gesichertes ECM-System
Über einen gesicherten Zugang zu unserem ECM-System rufen Sie Ihre digitalen Dokumente über unsere Website jederzeit sicher ab. Diese können digital archiviert, durchsucht und in bestehende Unternehmensprozesse integriert werden.
Gut zu wissen
- Der gesamte Prozess erfolgt nach den geltenden Datenschutzbestimmungen und Sicherheitsvorschriften.
- Die optionale Kategorisierung ermöglicht eine direkte Zuordnung an Abteilungen oder bestehende Dokumentenmangement-Systeme (DMS).
- Alle Dateien werden revisionssicher gespeichert und sind jederzeit nachvollziehbar.
Teilen Sie uns über das folgende Formular mit, wie wir Sie am Besten bei der Digitalisierung Ihrer Briefe unterstützen können. Wir erstellen Ihnen gerne ein Angebot.